POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Visionamos Sistema de Pago Cooperativo (“VISIONAMOS”) es una Entidad auxiliar del sector Cooperativo, a su vez, se encuentra vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia por fungir como Entidad Administradora del Sistema de Pago de Bajo Valor y en tal medida, desarrollar en su objeto social, los procesos de compensación y liquidación que derivan de las transacciones llevadas a cabo por los asociados de las Entidades consumidoras del Sistema de Pago.

De esta forma, VISIONAMOS ostenta la calidad de Encargado del Tratamiento con relación a los datos de aquellos asociados de las Entidades que se encuentran adscritas al Sistema de Pago de Bajo Valor y con ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, Visionamos realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de las Entidades Participantes que actúan como responsables.

Por otra parte, Visionamos también se comporta como responsable del Tratamiento de los datos sobre los cuales decide, como es el caso de las bases de datos de sus colaboradores, proveedores y Entidades participantes.

Así las cosas, tanto en el rol de Encargado como de Responsable, Visionamos recolecta, almacena, usa y circula datos personales y por ello, acatando lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, lo que ordena la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y demás normas regulatorias y complementarias, así como lo establecido en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, crea y pone a disposición del público en general, la política para la protección de los datos personales.

Es preciso señalar que, tratándose de una política es de cumplimiento obligatorio para todos los grupos de interés de la Entidad, que abarca, pero sin ser excluyente, colaboradores, administradores, proveedores, y cualquier persona natural o jurídica que trate los datos personales recolectados por Visionamos.

Establecer las disposiciones para todos los grupos de interés y público en general, referentes a la protección de los datos personales, dando cumplimiento a la normativa vigente, garantizando los derechos de los titulares y los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que adopta VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO.

Esta política de tratamiento de datos aplica para todos los casos en los que la entidad trate los datos como responsable o como encargado en las diferentes relaciones bien sea de tipo contractual o no (este caso, cuando VISIONAMOS funge como encargado del tratamiento).

2. ALCANCE

La aplicación de esta Política abarca la recolección, uso, transferencia, transmisión, eliminación, circulación y supresión de los datos personales que con ocasión de la autorización otorgada por su titular, trate VISIONAMOS, de conformidad con las obligaciones contenidas en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012 y las normas reglamentarias y/o complementarias.

3. DEFINICIONES

Para efectos de comprensión de esta Política de Tratamiento de Datos, se entiende por:

• Asociado: Persona natural o jurídica que ostenta un vínculo contractual con alguna de las entidades participantes de VISIONAMOS.
• Entidad participante: Persona jurídica que ha celebrado un contrato de prestación de servicios con VISIONAMOS para efectos de tener acceso a los medios y canales transaccionales que ésta ofrece, así como el uso de la Red, conforme a un reglamento que les permita utilizarlos.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o electrónica que tiene como finalidad informar al titular sobre la política de tratamiento y protección de sus datos, y la forma de acceder a ellas.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.
• Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos que, para su recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización previa del titular. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, en sentencias judiciales que no estén sometidos a reserva y los datos relacionados con el estado civil de las personas.
• Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa y previa del titular, como los datos financieros y crediticios.
• Dato personal privado: Es un dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es preponderante para el titular y para su tratamiento, requiere de su autorización previa y expresa.
• Dato personal sensible: Es aquel de especial protección porque afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés superior del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
• Habeas data: Es el derecho que ostentan los titulares a conocer, actualizar y rectificar su información personal.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Entiéndase en esta Política de Tratamiento de Datos Personales el rol de Encargado en cabeza de VISIONAMOS tratándose de los asociados de las entidades participantes.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Entiéndase en esta Política de Tratamiento de Datos Personales el rol de responsable en cabeza de VISIONAMOS.
• Titular: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refieren las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012.
• Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión de datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Proveedor: Persona natural o jurídica que en virtud de un contrato, presta sus servicios a VISIONAMOS.
• Cliente: Persona jurídica con la cual VISIONAMOS establece relaciones de origen legal o contractual, se entiende para esta política como las entidades participantes.
• Colaborador: Persona que en virtud de un contrato laboral presta sus servicios a VISIONAMOS.
• Registro nacional de bases de datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio cumplimiento para VISIONAMOS y para sus grupos de interés. VISIONAMOS funge como encargado y también como responsable del tratamiento de datos personales.

5. IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO Y RESPONSABLE

Los datos personales recolectados serán tratados por VISIONAMOS, que se identifica así:

• NIT: 811.043.660-8
• Página Web: visionamos.com
• Dirección: 43A #34-95 Centro comercial Almacentro, torre sur piso 7, Medellín, Antioquia, Colombia.
• Teléfono: +57 (604) 448 01 59

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales con respecto a aquellos suministrados a VISIONAMOS como responsable o encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado de manera previa, expresa, informada o inequívoca.

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a VISIONAMOS como responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe de conformidad con lo previsto en la ley.

6.3. Ser informado por parte de VISIONAMOS cuando funja bien sea como responsable o como encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley y demás normas reglamentarias por parte de VISIONAMOS cuando actúe como responsable o como encargado del tratamiento de los datos personales.

6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales en el tratamiento de los datos personales del titular. La revocatoria y/o supresión procederá solo cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución por parte de VISIONAMOS responsable, o encargado; la solicitud podrá realizarse por parte de los titulares a los canales citados en esta Política.

La solicitud de supresión o revocatoria será procedente, cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de VISIONAMOS.

6.6. Que los datos personales del titular sean actualizados dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo por parte de VISIONAMOS cuando funja como encargado, en los eventos en los que el responsable efectúe el respectivo reporte.

6.7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.8.  Ejercer el derecho fundamental de petición, cuyo cumplimiento se ajustará a lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos de las leyes 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales o legales.

6.9.  Los demás que contemple la ley o los decretos reglamentarios.

7. DEBERES DE VISIONAMOS COMO RESPONSABLE O ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN:

VISIONAMOS como responsable del tratamiento, debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

7.1. Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

7.2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o la evidencia de ésta.

7.3. Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.

7.4. Conservar los datos recolectados en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7.5. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales que tenga a su cargo, previa solicitud del titular.

7.6. Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable y comprensible.

7.7. Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades con respecto de los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.

7.8. Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable VISIONAMOS, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de los datos; VISIONAMOS les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de tratamiento datos personales, o certificar que sus políticas internas recogen como mínimo, las disposiciones aquí previstas y ordenadas en el artículo 2.17.2.1.5., numeral 8 del Decreto 2555 de 2010 en atención a sus entidades participantes. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por VISIONAMOS.

7.9. Darle trámite a las consultas, peticiones y reclamos formulados por los titulares, de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.

7.10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.

7.11. Informar a solicitud del Titular, sobre el uso y la finalidad otorgada a sus datos personales.

7.12. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de vigilancia y control en esta materia en relación con el cumplimiento de la ley y atender los requerimientos que se surtan con ocasión del tratamiento de los datos personales de los titulares.

7.13. En los casos en que VISIONAMOS actúe como encargado del tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes adicionales:

7.13.1. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

7.13.2. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.13.3. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que, por mandato legal o contractual, tengan la facultad de acceder a ella.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Finalidad en el tratamiento de los datos personales suministrados por los clientes: Con la autorización para el tratamiento de los datos personales por parte del titular, VISIONAMOS queda facultado para:

8.1. TITULARES EN GENERAL Y PERSONAS NATURALES VINCULADAS A LOS CLIENTES DE VISIONAMOS:

• Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, postcontractual comercial, que surja entre el titular y VISIONAMOS.
• Administrar sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios y de accesos.
• Desarrollar la relación laboral de sus colaboradores, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral, sistema de seguridad social y demás obligaciones legales y regulatorias.
• Uso de los datos personales para prospección comercial; registro de asistencia a eventos o recepciones sociales; marketing, gestión contable, fiscal y administrativa.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercadeo y financiera.
• Almacenar y procesar los datos históricos de los reportes de seguridad de la información y ciberseguridad para realizar analítica de datos y análisis preventivo y predictivo de comportamientos anómalos o inusuales en materia de seguridad de la información y ciberseguridad.
• Generar y aplicar metodologías y procesos de analítica de datos que permita generar alertas de seguridad asociadas a controles de acceso.
• Verificar la idoneidad y autenticidad de documentos de identificación personal por medio de métodos tales como software, bases de datos, inteligencia artificial, aprendizaje de máquinas, comparación física o digital.
• Realizar la validación de identidad por medio de datos biométricos, tales como huellas dactilares, fotografías de rostro, videos que contengan datos biométricos y otros datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la ley, contra la información biométrica y sociodemográfica contenida en las bases de datos de VISIONAMOS. Se aclara a los titulares que es facultativo ofrecer respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. (numeral b, artículo 12 de la Ley 1581 de 2012).
• Crear perfiles digitales de consumo, económicos, sociales, sociodemográficos, u otros similares, para ofrecer productos y/o servicios y enviar información comercial tanto de VISIONAMOS, así como de terceros con los cuales VISIONAMOS tenga vínculos comerciales.
• Identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridad de los visitantes de las instalaciones de VISIONAMOS.
• Conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio del titular y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Confirmar y actualizar la información del cliente, realizar todas las gestiones necesarias tendientes a la apertura y/o vinculación de productos o servicios en VISIONAMOS o cualquier entidad autorizada.
• Determinar el nivel de endeudamiento del titular de manera consolidada.
• Establecer, mantener y terminar una relación contractual.
• Evaluar los riesgos derivados de la relación contractual ya sea potencial, vigente o concluida.
• Gestionar las relaciones jurídicas, comerciales crediticias y/o financieras, originadas en la adquisición de productos y/o servicios que ofrece VISIONAMOS, sin perjuicio de otros servicios para los cuales se encuentre habilitada por los estatutos, el reglamento de la Red y la ley.
• Recibir información de VISIONAMOS mediante llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, WhatsApp, o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, para divulgar información legal, de seguridad, información sobre campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios, eventos, programas, publicaciones, actualidad del sector, información empresarial, entre otros, relacionada o conexas con su facultad estatutaria, contractual y/o legal, dar a conocer cambios o mejoras en los canales de atención, sea que se realice de manera directa o no.
• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea, directamente o mediante un tercero contratado para tal función a través de, llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, WhatsApp o mensajería instantánea.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
• Las demás finalidades que se determinen en el proceso de obtención de datos personales para su tratamiento, previa autorización por parte del titular.
• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
• Realizar encuestas de satisfacción relacionadas con los servicios prestados por VISIONAMOS.
• Ejercer los derechos de VISIONAMOS, entre ellos, la cobranza judicial y extrajudicial y las acciones conexas para obtener el pago de las obligaciones a cargo del titular.
• Para aquellos eventos o los lugares en los cuales se realice registro audiovisual o fotográfico, estos datos tendrán la finalidad de recolectar imágenes de los colaboradores o delegados de los clientes, del público en general incluyendo menores de edad, las cuales podrán ser difundidas por medios propios o en medios de comunicación masiva, para efectos de mercadeo y registro histórico. Se aclara a los titulares que es facultativo ofrecer respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. (numeral b, artículo 12 de la Ley 1581 de 2012).
• Para que la información de los titulares, previa su autorización, sea compartida de forma estandarizada con otras entidades vigiladas o no y con terceros receptores de datos, con el objetivo de que dichas entidades provean servicios a dichos titulares. (Parte I, Título I, Capitulo IX, Reglas relativas a las finanzas abiertas, CBJ de la Superintendencia Financiera de Colombia). Se aclara al titular de la información personal que puede abstenerse de otorgar la autorización para el tratamiento de sus datos, con ocasión de las Finanzas Abiertas. (Parte I, Título I, Capitulo IX, Numeral 4, Subnumeral 4.1, Literal g, Reglas relativas a las finanzas abiertas, CBJ de la Superintendencia Financiera de Colombia).

8.2. PROVEEDORES DE VISIONAMOS:

• La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir datos de la persona natural o jurídica, según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los colaboradores del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con VISIONAMOS que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la entidad.
• Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con VISIONAMOS, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
• Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales adelantadas por parte del proveedor o sus colaboradores, en relación con la relación que se geste o vaya a efectuarse con VISIONAMOS.
• Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
• Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de VISIONAMOS.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.
• Cumplir con las disposiciones legales y contractuales para el conocimiento del proveedor.
• Actualizar la información.
• Evaluar el riesgo para efectos de la contratación.
• Determinar el nivel de endeudamiento de manera consolidada.
• Efectuar labores de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas.
• Por razones de seguridad física y de la información.

8.3. COLABORADORES, CANDIDATOS Y EXCOLABORADORES DE VISIONAMOS:

El tratamiento que VISIONAMOS otorga a sus colaboradores, candidatos y excolaboradores, tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes o potenciales, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la entidad; entre ellas se encuentran las siguientes:

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
• Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras, cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
• En el proceso de selección de candidatos para llenar vacantes en la entidad, VISIONAMOS podrá compartir dicha información con empresas especializadas, previamente contratadas para apoyar el proceso de selección.
• Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.
• Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
• Con respecto a la información de los colaboradores de VISIONAMOS, esta utilizará dicha base de datos para la ejecución de los procesos de gestión de personas conforme a las políticas internas y las normas que regulen y reglamenten la materia.
• La información de los candidatos o aspirantes a cargos dentro de VISIONAMOS, que abarca la información contenida en la hoja de vida, se utiliza con el propósito de evaluar su ingreso a la entidad y de gestionar el proceso de vinculación.
• Tratándose de excolaboradores, VISIONAMOS almacenará, aún después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o la prestación de servicios que en virtud de la relación laboral puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el ex colaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

VISIONAMOS limitará el tratamiento de datos personales, incluidos los datos sensibles, a lo estrictamente indispensable y solicitará el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva para la cual se realizará el tratamiento, sea cual sea el medio de recolección.

Se aclara a los titulares que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes es facultativa, tal como lo establece el numeral b, del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.

10. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

VISIONAMOS asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. De conformidad con la ley, está prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. EI suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

Teniendo en cuenta los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. ATENCIÓN A LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo tratamiento por parte de VISIONAMOS, para ejercer sus derechos a acceso, actualización, rectificación, supresión de datos o revocación de la autorización otorgada, deberán ser dirigidos a VISIONAMOS y serán respondidas por el área jurídica, a través de los siguientes canales habilitados:

• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección física: 43A #34-95 La Candelaria, Almacentro, torre sur piso 7, Medellín, Antioquia, Colombia.

11.1 PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:

VISIONAMOS y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación, conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Las consultas dirigidas a VISIONAMOS deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes.
• Descripción de lo que se desea consultar.
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes.
• Firma, número de identificación o el procedimiento de validación correspondiente.
• Que la CONSULTA haya sido presentada a través de los medios habilitados por VISIONAMOS.

Una vez recibida la solicitud de consulta, VISIONAMOS verificará que se cumpla con los requisitos necesarios para validar que el solicitante tiene la legitimidad para ejercer el derecho. En caso de que la consulta esté incompleta, se requerirá al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si después de dos (2) meses desde la fecha de este requerimiento no se ha presentado la información requerida, se considerará que el interesado ha desistido de la consulta.

La consulta será atendida dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora, así como la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:

El titular de los datos personales o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida, o que detecten un incumplimiento de las obligaciones legales o de la presente política, podrán presentar un reclamo ante VISIONAMOS y/o los Encargados, siguiendo las siguientes pautas:

El reclamo deberá presentarse mediante una solicitud dirigida a VISIONAMOS y/o los Encargados, y deberá contener la siguiente información:

• Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes.
• Descripción de los hechos que originan el reclamo.
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes.
• Firma, número de identificación o el procedimiento de validación correspondiente.
• Que la solicitud haya sido presentada a través de los canales habilitados por VISIONAMOS.

Una vez recibido el reclamo, VISIONAMOS verificará que la solicitud contenga todos los requisitos necesarios para validar que el solicitante tiene la legitimidad para ejercer el derecho. En caso de que el reclamo esté incompleto, se requerirá al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si después de dos (2) meses desde la fecha de este requerimiento no se ha presentado la información requerida, se considerará que el interesado ha desistido del reclamo.

Si VISIONAMOS no es competente para resolver el reclamo, se trasladará el caso a la entidad correspondiente dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado sobre esta situación.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de este. Si no es posible atender el reclamo dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que ordenan las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, las normas que las reglamentan, modifican o adicionan.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Cuando VISIONAMOS funja como responsable del tratamiento de los datos personales y los transmita a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que se indicará como mínimo:

• Los alcances del tratamiento.
• Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales.
• Las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable, las cuales sumariamente deberán ser:
• Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

13. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VISIONAMOS solicitará a los titulares de los datos personales que sean objeto de tratamiento, la correspondiente autorización de manera previa expresa e informada.

No será necesaria la autorización del titular en los siguientes casos:

1. Cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando sean datos de naturaleza pública.
3. En casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

14. SOLICITUDES DE REVOCACIÓN O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACION Y POR CONSIGUIENTE DE LOS DATOS PERSONALES

En caso de solicitar la supresión o eliminación de toda o parte de la información de los titulares, VISIONAMOS analizará el requerimiento realizado. No procederá la supresión, eliminación o aceptación de la solicitud de revocación de la autorización, cuando el titular tenga algún deber legal o contractual que obligue a VISIONAMOS a permanecer con su información personal.

Procederá la revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales, cuando medie orden de la Superintendencia de Industria y Comercio, por considerar que, el responsable o encargado no ha acatado las exigencias contempladas en las leyes que regulan la materia. Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos de la Entidad.

15. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales estarán sujetos al tratamiento dado por VISIONAMOS durante el término contractual o postcontractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, además, del término que establezca la ley. Las bases de datos de VISIONAMOS tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento por parte de los titulares y de las normas especiales que regulen la materia, lo descrito, por el término en el cual el titular tenga obligaciones pendientes, responsabilidad directa o indirecta con la Entidad, o por los tiempos de prescripción de las obligaciones sin atender por parte del titular.

16. PERSONAS A QUIEN SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN.

La información relativa al tratamiento de datos personales podrá ser suministrada a las siguientes personas o entidades:

• A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• A los terceros debidamente autorizados por el titular o por la ley.

17. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

Se informa que VISIONAMOS cuenta con Políticas específicas de seguridad de la información y ciberseguridad, cuyas previsiones aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información con respecto al tratamiento de los datos personales.

18. VIDEO VIGILANCIA

En VISIONAMOS se utilizan diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios internos de la sede. Se aclara que, la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de la Entidad; además, podrá ser empleada como prueba en algún proceso ante cualquier tipo de autoridad judicial o administrativa, incluyendo las compañías aseguradoras.

Sobre la existencia de este mecanismo de seguridad, se dispone la información a través de la difusión de ésta en la señalética de los lugares donde exista video-vigilancia. Cuando una persona ingresa a las instalaciones de VISIONAMOS, se entenderá que, con ello, autoriza a la Entidad de forma previa, inequívoca e informada, para llevar a cabo el tratamiento de los registros que se obtengan por medio del sistema de video-vigilancia, en los términos definidos por VISIONAMOS y atendiendo los parámetros legales aplicables.

19. USO DE COOKIES

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