Política tratamiento de datos personales

GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CIBERSEGURIDAD

 

1. OBJETIVO

Las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD), con el objeto de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales y de sus decretos reglamentarios.

Estas políticas y procedimientos serán aplicables a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO.

 

2. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO SEMIPRIVADO: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países (reportes positivos y negativos).

DATO PRIVADO: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país.

 

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO, actuará como responsable del Tratamiento.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Responsable del Tratamiento de las bases de datos personales objeto de esta política es VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO, cuyos datos de contacto son los siguientes:

 

VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO designa al proceso SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CIBERSEGURIDAD en cabeza del OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION como Oficial de Protección de Datos Personales, quien será responsable de velar por el cumplimiento de lo establecido en este Manual y quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de sus derechos.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

 

VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO recolectará, almacenará, y dará uno de la información personal para:

 

  1. Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, poscontractual, comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre el titular y VISIONAMOS.
  2. Administrar sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios y de accesos.
  3. Administrar y gestionar la información laboral de sus trabajadores, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral, sistema integral de seguridad social y demás obligaciones legales y regulatorias.
  4. Relaciones comerciales: Prospección comercial; Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos; Marketing; Gestión contable, fiscal y administrativa.
  5. Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros y aliados estratégicos, de acuerdo con los principios, lineamientos y garantías establecidas en la ley, con el fin de generar valor agregado para el titular.
  6. Cumplir las obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transmitida y/o transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, etc.
  7. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales y comerciales.
  8. Prestar adecuadamente los servicios ofrecidos por VISIONAMOS.
  9. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercadeo y financiera.
  10. Almacenar y procesar los datos históricos de los reportes de seguridad de la información y ciberseguridad para realizar analítica de datos y análisis preventivo y predictivo de comportamientos anómalos o inusuales en materia de seguridad de la información y ciberseguridad.
  11. Generar y aplicar metodologías y procesos de analítica de datos que permita generar alertas de seguridad asociadas a controles de acceso.
  12. Realizar la validación de identidad por medio de huellas dactilares y/o biometría facial contra la información biométrica contenida en las bases de datos que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
  13. Realizar la validación de identidad por medio de huellas dactilares y/o biometría facial contra otras bases de datos en las cuales se encuentre la información personal y/o sensible.
  14. Verificar la idoneidad y autenticidad de documentos de identificación personal por medio de métodos tales como software, bases de datos, inteligencia artificial, aprendizaje de máquinas, comparación física o digital o dactiloscopia.
  15. Realizar la validación de identidad por medio de datos biométricos, tales como huellas dactilares, fotografías de rostro, videos que contengan datos biométricos y otros datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la ley, contra la información biométrica y sociodemográfica contenida en las bases de datos de VISIONAMOS.
  16. Que toda la información distinta a la información consultada en las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) sea recolectada, revelada, divulgada, exhibida, circulada, compilada, sustraída, ofrecida, intercambiada, modificada, almacenada, analizada y pueda ser usada para complementar o crear otras bases de datos.
  17. Crear perfiles digitales de consumo, económicos, sociales, sociodemográficos, u otros similares, para ofrecer productos y/o servicios y enviar información comercial tanto de VISIONAMOS, así como de terceros con los cuales VISIONAMOS tenga vínculos comerciales.
  18. Identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridad de los visitantes de las instalaciones de VISIONAMOS.
  19. Las demás finalidades que se determinen en el proceso de obtención de datos personales para su tratamiento, previa autorización por parte del titular.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

VISIONAMOS restringirá el tratamiento de datos personales susceptibles de tratamiento o datos sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, sea cual sea el medio de recolección.

7.1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

VISIONAMOS asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. De conformidad con la ley, está prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. EI suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos con relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos Podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

  1. Derecho de consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

 

  1. Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
    • Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
    • Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
    • Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

 

  1. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

 

  1. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

9. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO estará encargado de gestionar y tramitar” las consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.

 

9.1. CONSULTAS

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

Los Titulares o sus causahabientes pueden ejercitar el derecho de consulta de sus datos personales mediante escrito dirigido a VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO, a través del correo electrónico protecciondatos@visionamos.com o a la Carrera 43 A No. 31-159 Ed. Gruval, Piso 2 Av. El Poblado, Medellín, Colombia, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de consulta” y detallando dicho asunto según lo requerido.

Una vez recibida la solicitud, el Analista de Seguridad de la Información y Ciberseguridad solicita al Titular lo siguiente:

Una vez recibida la documentación necesaria, VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO resolverá la petición de consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

9.2. RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes pueden ejercitar el derecho de reclamo sobre sus datos personales mediante escrito dirigido a VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO, a través del correo electrónico protecciondatos@visionamos.com o a la Carrera 43 A No. 31-159 Ed. Gruval, Piso 2 Av. El Poblado, Medellín, Colombia, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de reclamo” y detallando dicho reclamo según lo requerido.

Una vez recibido el reclamo, el Analista de Seguridad de la Información y Ciberseguridad solicita al Titular lo siguiente:

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO a la dirección de correo electrónico protecciondatos@visionamos.com indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a la Carrera 43 A No. 31-159 Ed. Gruval, Piso 2 Av. El Poblado, Medellín – Colombia.

11. AUTORIZACIONES

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 (LEPD) para el tratamiento de datos personales, se requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos personales por parte de VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO en los términos y condiciones recogidos en la misma. La autorización podrá darse verbalmente y/o por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

 

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

 

  1. Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan.
  2. La finalidad del tratamiento de los datos.
  3. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el Titular.
  4. Sí se recopilan datos sensibles.

 

VISIONAMOS ha dispuesto de los siguientes mecanismos para obtener la autorización de los Titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización:

 

Adicionalmente VISIONAMOS define los siguientes avisos a través de los cuales recolecta la autorización de sus Titulares:

 

 

12. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

VISIONAMOS sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Este tiempo se encuentra documentado en la Matriz de Gestión Documental de la entidad, donde se establecen los tiempos de retención de toda la información tratada por VISIONAMOS.

Una vez cumplidos los tiempos de retención y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, VISIONAMOS procederá con la eliminación controlada de los datos personales en su custodia, conforme a lo establecido en el proceso de Gestión Documental. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

13.  DATOS PERSONALES RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1

Para los datos personales recolectados por VISIONAMOS antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, se tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. La autorización de los Titulares de los datos, se solicita a través de un aviso en la página web https://www.visionamos.com/proteccion-de-datos, en el cual comunicamos los derechos que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido o, que hayan sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.
  2. Las políticas de tratamiento de datos personales se dan a conocer a través de nuestra página web https://www.visionamos.com/proteccion-de-datos. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la publicación de este aviso en nuestra página web, el Titular no ha contactado a VISIONAMOS para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente Manual, VISIONAMOS podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos.

14.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

 

15.  REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante VISIONAMOS.

16. VIGENCIA

Las bases de datos responsabilidad de VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde 07-DIC-2022

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